18/08/2015

Mieux gérer son temps avec l'aide d'une assistante virtuelle

Une assistante virtuelle (AV) délivre à distance des services de support, permettant ainsi à un dirigeant de concentrer son énergie sur les objectifs essentiels de son entreprise.
Les "responsabilités stratégiques du dirigeant exigent de la réflexion et supposent une disponibilité intellectuelle qui supportent assez mal des horaires surchargés par des tâches secondaires."  - Robert Papin (La Création d'Entreprise)

Il y a longtemps, avant l'ère d'Internet, vous aviez plusieurs options dès lors que vous souhaitiez mieux gérer votre temps en délégant des tâches de support administratif et commercial :

  • embaucher un employé à temps plein ou à temps partiel, même si vos besoins hebdomadaires dans le domaine ne couvraient pas totalement la charge de travail délégué ;
  • répartir le travail parmi les employés existants, même s'ils n'étaient pas forcément experts dans le domaine ;
  • embaucher une intérimaire ;
  • prendre un stagiaire, même si vous deviez passer du temps à le former.
Mieux gérer son temps avec l'aide d'une assistante virtuelle

En 2015, vous pouvez avoir recours, sur la base d'un simple contrat commercial, à un expert immédiatement opérationnel - une assistante virtuelle - pour répondre à divers besoins dans le cadre d'un projet unique ou dans la durée.

Vous trouverez ci-après quelques-unes des tâches de support administratif et commercial que  vous pourriez confier à Optim Office pendant que vous vous consacrez à votre fonction stratégique.


ORGANISATION

  • Gestion de votre agenda et programmation des réunions
  • Préparation des déplacements (itinéraires, vol, train, hôtel)
  • Préparation des visites
  • Recherche  et commande de  produits et services
  • Mise à jour votre liste de contacts
  • Saisie de données
  • Rappel  des actions que vous pourriez oublier
...

CYCLE DE VENTE

  • Administration des ventes (ADV)

    • Préparation de la facturation
    • Suivi des factures
    • Recouvrement
    • Interface avec votre comptable
    • Gestion de l’archivage électronique
...

  • Prise de rendez-vous commerciaux

    • Formulation de demandes de RDV  par mail sur la base d'un modèle-type, d'une adresse email dédiée avec l'extension de votre entreprise et d'une liste de contacts validés par vous
    • Transmission à la cible de vos disponibilités dans la perspective de l'organisation d'un rendez-vous
    • Etablissement et envoi  des invitations agendas
    • Reprogrammation de rendez-vous
    • Recherches sur Internet (qualification de fichier)
    • Reporting
    • Mise à jour de votre base de contacts
...


ADMINISTRATION & REDACTION

  • Retranscription écrite d'enregistrement audio et vidéo
  • Rédaction de comptes rendus de réunion 
  • Relecture de votre contenu
  • Administration des achats
...


Les managers souhaitant externaliser des prestations récurrentes à des dates et créneaux horaires pré-définis peuvent réservent des demi-journées ou journées.

Ceux qui souhaitent externaliser des prestations récurrentes en dehors de plages horaires prédéfinis optent pour des forfaits personnalisés (mensuels, trimestriels ou annuels).

Les prestations réalisées dans le cadre d'un projet unique font l'objet d'un devis sans frais et sans engagement.


Ne perdez plus de temps à accomplir des tâches de support qu'une assistante à distance pourrait réaliser aussi bien à un coût moindre ! Contactez vite une assistante virtuelle pour vous aider dès la rentrée dans la bonne marche de votre activité !




Ecrit par 

09/03/2015

Faut-il se spécialiser en tant qu'assistante virtuelle ?


On me pose parfois la question de savoir pourquoi Optim Office propose une offre de services aussi étendue, qui va du télésecrétariat bilingue à l'assistanat commercial  en passant par la retranscription écrite d'enregistrement audio et l'administration des ventes.



Faut-il se spécialiser pour se démarquer tant qu'assistante virtuelle ?


08/03/2015

Citations inspirantes de femmes remarquables

Depuis 1917, de nombreux pays occidentaux célèbrent chaque année, à la date du 8 mars, la Journée de la femme. Officialisée par les Nations-Unies en 1977 et par la France en 1982, cette manifestation internationale est l'occasion de mettre en lumière le combat pour l'égalité des droits et la condition de la femme dans le monde. A cette occasion, je vous propose quelques citations inspirantes de femmes hors du commun.


La puissance

"S'il est vrai que les hommes sont meilleurs que les femmes parce qu'ils sont plus forts, alors pourquoi les sumos ne sont-ils pas au gouvernement ?"
                                                                                  Kishida Toshiko



L'usage de la force

« On dit souvent que la force est impuissante à dompter la pensée ; mais pour que ce soit vrai, il faut qu'il y ait pensée. Là où les opinions irraisonnées tiennent lieu d'idées, la force peut tout. »
Simone Weil


La puissance des idées


La puissance des idées - citation de Benazir Bhutto

04/03/2015

Comment ajouter de nouvelles polices de caractères dans Windows ?

D'Aharoni Bold à Wingdings, Windows 8 met à la disposition de ses utilisateurs un grand nombre  de polices de caractères (278).  Pourtant il nous est tous arrivé de vouloir utiliser une police qui ne figurait pas dans la liste installée par défaut.  Aussi cet article montre-t-il où dénicher de nouvelles polices sur le web et comment les installer sur votre ordinateur.

Télécharger et installer de nouvelles polices de caractères dans Windows7 et Windows8

01/03/2015

Comment développer une entreprise de télésecrétariat par le web ?

Il existe une multitude de méthodes, à disposition d'un prestataire de services de télésecrétariat, pour faire connaître ses services. 

Dans un article publié récemment sur le site gautier.girard.com, la gérante d'une entreprise basée en Lorraine évoque l'envoi de mailings et de flyers, la publication d'annonces ainsi que les services d'un apporteur d'affaires.

La promotion des prestations délivrées par Optim Office a été presque exclusivement réalisée par la mise en place de techniques webmarketings comme la mise en ligne d'un site web, le développement d'un blog, la rédaction de billets pour des plateformes tierces, la diffusion de contenu sur les réseaux sociaux, l'inscription à des annuaires gratuits en ligne et la publication de communiqués de presse et de vidéos.

08/02/2015

Mes astuces pour rédiger les comptes rendus de réunions dans des conditions optimales

A la demande d'un client d'Optim Office, j'ai repris, depuis peu, la réalisation d'une mission qui m'était régulièrement assignée avant la création de mon entreprise : il s'agit de la rédaction de comptes rendus de réunions.

Transcription Audio - Rédaction de comptes rendus de réunion


Pendant quatre ans -  de 2010 à 2014 -  j'ai refusé de prendre en charge ce type de prestations au sein de mon entreprise, limitant son intervention aux travaux de transcription écrite à partir d'enregistrements numériques. Et puis, pour répondre à une surcharge d'activité, j'ai approfondi, au cours de l'année 2014, ma collaboration avec des prestataires proposant des services de support administratif, commercial et webmarketing à distance. Pour toutes les parties prenantes, cette collaboration s'est révélée fructueuse.

06/01/2015

Facturation clients : 6 tâches à externaliser pour optimiser votre fonctionnement


Les clients d'Optim Office, coachs, TPE et PME, ont ceci en commun qu'ils souhaitent concentrer leurs talents et leur énergie sur leur fonction stratégique et de facto ne pas gaspiller de temps à l'accomplissement de travaux de support, qu'un prestataire de services peut parfaitement prendre en charge, plus vite et à un coût moindre.

Les forfaits ADV pour les coachs et entrepreneurs individuels


Ceci est particulièrement vrai dans le domaine de l'administration des ventes (ADV), qu'il s'agisse des démarches d'obtention des bons de commandes, de l'établissement et l'enregistrement des factures clients, du  suivi des paiements et de l'interface avec votre comptable.

Vous trouverez ci-après quelques-unes des tâches que vous pouvez déléguer.

01/01/2015

Optim Office vous souhaite une bonne année 2015 !


Meilleurs voeux pour une année 2015 éblouissante



Permettez-moi de vous présenter mes vœux pour une année 2015 éblouissante !

Que cette nouvelle année soit source de satisfactions et de réussites dans tous les projets, personnels et professionnels, que vous entreprendrez.

Bonne année !

Sylvie Guiziou


Ecrit par 

26/12/2014

Comment créer facilement un formulaire avec Word

Pour créer un formulaire avec le logiciel de traitement de texte de Microsoft (versions 2010 et ultérieures), vous devez au préalable afficher l'onglet Développeur, qui n'est pas installé par défaut. Vous pourrez ensuite entrer vos données, ajouter des champs modifiables et restreindre la modification du formulaire.


1) Afficher l'onglet Développeur

Pour cela, ouvez Word et  cliquez sur l'onglet Fichier. Ensuite cliquez sur Options et enfin sur Options Avancées.

Dans la colonne (de droite) Personnaliser le ruban, cochez la case Développeur.

Vous voilà prêt à démarrer  !

Créer un formulaire Word : afficher l'onglet Développeur


25/12/2014