Nous sommes tous conduits, dans le cadre de notre activité, à adresser des emails standardisés, qu’il s’agisse de transmettre un plan d’accès dans la perspective d’une réunion ou de rappeler une procédure. Dans ces circonstances, il est conseillé de conserver ces courriels, sous forme de document-type, en vue d’une réutilisation ultérieure. Cet article montre comment créer et utiliser des modèles sur deux clients de messagerie que sont Outlook et Gmail.
1. Comment configurer et envoyer des modèles de message électronique sur Outlook
Etape 1 – Création du modèle de message
- Ouvrez Outlook ;
- Cliquez sur Fichier / Nouveau / Message ;
- Tapez votre texte.
Etape 2 – Enregistrement du modèle de message
- Cliquez sur « Enregistrer sous » ;
- Donnez un nom à votre message puis sélectionner, dans le modèle déroulant, l’extension « Modèle Outlook » (*.oft) ;
- Cliquez sur le bouton « Enregistrer. »
Votre email standardisé est désormais enregistré !
Etape 3 – Utilisation du modèle standardisé
Pour utiliser votre modèle de message électronique à chaque fois que vous en avez besoin, il convient de procéder comme suit :
- Aller dans Outils / Formulaires / Choisir un formulaire ;
- Sélectionner, dans le menu déroulant qui se trouve au niveau de « Regarder dans », l’option « Modèles dans le fichier système » ;
- Ouvrir votre modèle de message, indiquer l’adresse du/des destinataire(s) ;
- Cliquer sur le bouton « envoyer ».
2. Comment créer et utiliser des modèles d’emails sur Gmail
Etape 1 – Création du modèle de message
Vérifiez tout d’abord, dans la section Paramètres de votre compte gmail, à l’onglet Labos, que la fonctionnalité « Réponse standardisée » est bien activée. Cliquez ensuite sur le bouton rouge « Nouveau message » et vérifiez que »Réponse Standardisée » apparaît comme sur l’image infra.
Saisissez votre texte.
Etape 2 – Enregistrement du modèle de message
- Cliquer sur « Réponse standardisée » puis « Nouvelle réponse standardisée ».
- Donner un nom au modèle de message.
- Votre message standardisé est désormais enregistré sur gmail !
Etape 3 – Utilisation du message standardisé
Pour utiliser votre modèle de message électronique à chaque fois que vous en avez besoin, cliquez tout simplement sur le bouton rouge Nouveau Message puis sélectionnez votre modèle dans ‘Réponse standardisée ».
